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Chega de patinar sem saber por onde começar
Imagine a seguinte situação: você é um advogado e precisa automatizar o processo de criação e assinatura de contratos. Como garantir que cada etapa do processo ocorra de maneira fluida e sem falhas? É exatamente sobre isso que eu quero falar com você, sobre os princípios fundamentais para uma automação eficaz e como evitar retrabalhos desnecessários.
Para iniciar qualquer processo de automação, é crucial entender a lógica por trás de cada etapa. Muitas vezes, começamos a automatizar sem um planejamento adequado, o que nos leva a corrigir erros ao longo do caminho. Este artigo visa orientar você sobre como estruturar seu processo de automação, utilizando um fluxograma básico e um checklist detalhado, disponível para download.
Planejando a Automação
Antes de tudo, é necessário definir claramente o que precisa ser automatizado. Vamos usar como exemplo um cenário comum: a automatização do processo de criação e assinatura de contratos. Aqui está um fluxograma básico que ilustra as etapas essenciais:
- Coleta de informações do cliente
- Geração do contrato
- Armazenamento do contrato assinado
- Notificação ao time responsável
Coleta de Informações
Primeiro, pense em como as informações do cliente serão coletadas. Isso pode ser feito através de um formulário em uma landing page, CRM, ou até mesmo manualmente. Certifique-se de que essa etapa inicial esteja bem definida para evitar problemas futuros.
Geração do Contrato
Existem diversas ferramentas que podem auxiliar na criação automática de contratos, como o google docs, Z-Api, autentique… Avalie o custo-benefício de cada uma delas e escolha a que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho e orçamento. No vídeo completo, eu exploro essas opções em detalhes.
Armazenamento do Contrato Assinado
Após a assinatura, o contrato deve ser armazenado de forma organizada. Utilize plataformas como Google Drive, criando uma estrutura de pastas eficiente. Decida se cada cliente terá uma pasta individual ou se os documentos serão armazenados em uma pasta genérica.
Notificação ao Time
A última etapa envolve notificar o time para que tomem as ações necessárias. Isso pode ser feito através de ferramentas de comunicação como Discord, Asana, Microsoft Teams, whatsapp ou outras plataformas de sua preferência.
Tutorial: Automação de Contratos
Agora, vamos detalhar cada passo para automatizar o processo de criação e assinatura de contratos. Para isso, utilize o seguinte checklist como guia:
Checklist para Automação
- Definir o método de coleta de dados: Formulário online, CRM, ou manual.
- Escolher a ferramenta de criação de contratos: Considere usar o Google Docs.
- Organizar o armazenamento: Criar estrutura de pastas no Google Drive.
- Configurar notificações: Decidir a plataforma de comunicação para notificações ao time, se for por whatsapp você pode usar o Z-api ou Trendbot.
Passo a Passo
Siga estes passos para implementar a automação:
- Crie um formulário para coleta de dados: Utilize uma ferramenta como Google Forms ou Typeform.
- Configure a geração de contratos: Integre o formulário com uma ferramenta de geração de documentos, como o google docs.
- Estabeleça um fluxo de armazenamento: Utilize o Google Drive para organizar e armazenar os contratos assinados.
- Implemente notificações automáticas: Configure integrações com ferramentas de comunicação como Slack ou Microsoft Teams para notificar o time responsável.
No vídeo, eu abordo também as ferramentas alternativas e como escolher a mais adequada para sua necessidade.
Quando decidi criar o curso O Piloto Automático, foi exatamente pensando nas dificuldades que tive no início do meu processo para aprender automação. No curso, abordo de forma mais aprofundada cada um desses passos e ferramentas.
Conclusão
Automatizar processos pode parecer desafiador no início, mas com a lógica correta e o planejamento adequado, você pode transformar essa tarefa em algo simples e eficiente. Utilize o checklist disponível para download e siga o tutorial acima para começar a implementar suas automações hoje mesmo. Para mais detalhes, assista ao vídeo completo e inscreva-se no canal O Piloto Automático para mais dicas e tutoriais.
Se tiver dúvidas, deixe um comentário no vídeo. Até a próxima!
